De tre typer lønnssvindel: Er dine ansatte stjeler fra deg?

Mesteparten av tiden, når folk tenker på ansatte som stjeler fra jobbene sine, tenker de på folk som raider forsyningskapet og bringer hjem bokser med penner og hauger av juridiske pads. Det er imidlertid en enda mer kostbar form for bedrageri som skjer i bedrifter av alle størrelser over hele landet: lønnsvindel.

Lønnsvindel er overraskende vanlig, og påvirker om lag 30 prosent av virksomheten årlig. Bedrifter taper millioner av dollar takket være skruppelløse ansatte som tar mer penger enn de har tjent. Dette tar ikke engang hensyn til kostnadene forbundet med å undersøke mulig svindel og iverksette tiltak mot gerningsmennene. I noen tilfeller er ansatte bedt om å betale tilbakebetaling, men ofte resulterer ansettelsesvindel i tap for selskapet.

Imidlertid er ikke alle lønnssvindelene skapt like. Generelt er det tre typer lønnssvindel: tidsskriftssvindel, spøkelsesansatte, og ansatt misclassification. Å forstå nyansene mellom hver type hjelper universitetsutdannede etterforskere å identifisere og stoppe forbrytelsene før de koster bedriftens penger.

Tidsskriftssvindel

Tidsskriftssvindel innebærer å betale ansatte feil for de timene de jobber. I noen tilfeller overbetaler selskaper ansatte basert på forfalskede tidsskjemainnlegg; ansatte kan til og med ha en medarbeider klokke inn og ut for dem når de ikke engang er planlagt å jobbe. I en vanlig tidsplan vil en ansatt "glemme" å klokke inn eller ut, og krever derfor en manuell oppføring, som de deretter legger til ekstra timer. I andre tilfeller kan en lønnssjef være inn på ordningen, og manuelt tvinge arbeidstakere til å øke antall arbeidstimer, eller til og med lønn.

Tidsskiftebedrag kan vanligvis bli fanget raskt via regelmessige revisjoner og gjennomgang av ansattes tidsplaner, og strenge retningslinjer angående tidsskjemainnlegg og endringer. For eksempel må en leder godkjenne noen manuelle oppføringer, og endringer i lønnsatser, ansattstyper, eller en leder eller menneskelige ressurser må dokumentere tidsplaner skriftlig. Revisjoner vil avdekke uregelmessigheter - som den ansatte som normalt er planlagt å jobbe mandag til fredag, plutselig klokker inn i helgene - og stopper bedrageri i sporene sine.

Ghost-ansatte

Betaler du ansatte som ikke egentlig jobber for deg? Du kan bli overrasket. Spøkelsesansatte er den nest vanligste typen svindel, og lønnspersonell eller daglig leder utfører ofte det. Kort sagt, en spøkelsesansatt er enten en falsk ansatt som aldri har jobbet for din bedrift - men hvem har blitt "skapt" av lønn for å avlede midler, eller noen som en gang jobbet for selskapet og siden har forlatt, men aldri ble avsluttet offisielt i lønnssystemet.

Tenk på dette scenariet: Din lønn kontorist er Mary Elizabeth Smith. Mary bestemte seg for at hun ikke tjener nok, så hun skaper en "ny" ansatt som heter Mary Beth Smith. Da, når hun løper lønn, kutter hun to sjekker, en legitim til Mary Elizabeth, og deretter en annen til Mary Beth. I et annet scenario, anta at en ansatt nylig forlot selskapet. Din lønnssjef Mary Elizabeth bestemmer at hun ønsker å tjene den personenes lønn, slik at hun ikke avslutter sin lønn, men i stedet avleder den lønnen med en sjekk utført til Mary Beth Smith.

I likhet med tidssvindel kan spøkelsesansatte vanligvis bli spylt ut med regelmessige revisjoner, og sammenligne lønnsregisterene dine til kontrollene som har blitt kuttet eller innskudd gjort for å finne anomalier som dupliserte navn, adresser og personnummer, og navnene på de ansatte som ikke lenger jobber for selskapet. Adskillelse av plikter bidrar også til å forhindre denne typen svindel. Med andre ord, den som behandler lønn, burde ikke være den samme personen som gjør endringer i ansattes rekord.

Arbeidermisclassifisering

Maskerklassifisering av arbeidstaker er en type lønnssvindel som er begått av selskapet selv, med vilje eller på grunn av en misforståelse av reglene. IRS krever at arbeidsgivere klassifiserer ansatte som uavhengige entreprenører (1099 ansatte) eller W-2 ansatte, avhengig av hvilken type arbeid de gjør, hvordan de blir betalt, og parametrene til jobben.

Noen arbeidsgivere har med hensikt klassifisert ansatte som 1099 arbeidstakere for å unngå å betale lønnsskatt, helseforsikringspremier og andre fordeler, som er et klart brudd på loven og utgjør svindel. Andre ansatte misclassify ansatte ved et uhell. Uansett kan bøter for slike svindel være så høyt som $ 25 000 per tilfelle - pluss tilbake lønnsskatt og straffer - så det er best å jobbe med kvalifisert lønnselskap eller erfaren leder for å klassifisere ansatte riktig.

Lønnssvindel er kostbart for virksomheten din. Holde på toppen av hvem som blir betalt hvor mye - og sikre at arbeidstakere blir betalt det de tjener - er viktig for bunnlinjen. Dessuten, når du er lønnslisten, er nøyaktig, kan du fokusere oppmerksomheten på å holde disse papirklippene fra å gå ut av forsyningskapet.