Hvordan jeg reduserte min ukentlige kontor timer fra 40-pluss til mindre enn 8

Kan en administrerende direktør jobbe 8 timer i uken? Ja, og her har jeg gjort det ...

Du setter deg ned ved skrivebordet ditt og er klar til å ødelegge arbeidsdagen din. Du brygger en pott med kaffe, bryter ut kalenderen din og dykker inn i din viktigste oppgave. Og så skjer det. Telefonen ringer, eller en medarbeider slutter å si "hei". Kanskje sjefen din svinger ved å spørre om de TPS-rapportene.

Uansett hvilken type avbrudd du møter, er det irriterende. Og hvis du jobber på et kontor, vet du nøyaktig hva jeg snakker om. Hvis du sitter bak skrivebordet og "klokkes inn", synes alle at det er helt greit å engasjere deg.

Dessverre kan disse tilfeldige engasjementene absolutt drepe produktiviteten din. Ikke bare kan de slå deg av oppgaven, men de kan konsumere din mentale energi for dagen. Mens jeg ikke la merke til hvor mye tid jeg mistet før jeg hadde barn, legger jeg merke til det mye mer nå som jeg har fire. Og ja, å være forelder har sterkt begrenset min evne til å tåle liten snakk og tankeløs babble. Foreldre, du vet hva jeg snakker om.

Tjue minutter på en gang som snakker om går kveldens kamp. En kollega klager over ting på arbeidsplassen. En rolig lunsj inviterer som blir en to timers affære mot din vilje. Dette er typen ting som kan kaste bort produktiviteten din og redusere potensialet ditt.

Opprette plass og smi ny vei

Etter noen år med å opprettholde disse bortkastede øyeblikkene og mulighetene, var jeg overbevist om noe som trengs for å forandre seg. Jeg ønsket å komme mer ut av kontoret, men å oppnå nesten samme mengde arbeid. Enda viktigere, jeg ønsket å slutte å kaste bort så mye tid da jeg kunne være hjemme hos familien min eller ute og nyte livet.

Først trodde jeg å forlate kontoret oftere ville være en umulig prestasjon. Jeg mener, hvordan kunne du forlate oftere, men likevel oppnå det samme nivået av arbeid?

Jo, jeg var administrerende direktør i mitt eget forvaltningsselskap, men det betyr ikke at jeg kunne komme og gå som jeg ønsket. Hvis jeg ikke var på kontoret, hva ville mine klienter tenke? Var teamet mitt i stand til å kjøre alt i mitt fravær? Hva om noe gikk galt?

Det tok meg en stund å innse at jeg var forbruket med begrensende tro. Heldigvis, noen fantastiske entreprenører og tankeledere som gjorde meg klar over feilen på mine veier.

Først leser jeg Tim Ferris 'bok The 4-Hour Workweek og skjønte hva som var mulig. Ved hjelp av strategiene i boken hans kunne jeg redusere tiden på kontoret betydelig, ikke sant?

For det andre deltok jeg i et coachingprogram med navnet Strategic Coach. Under dette programmet introduserte de meg til begrepet "skape plass."

En øvelse vi måtte gjøre involverte å telle opp hvor mange frie dager vi hadde tatt i det siste året. Hvorfor? Fordi de sa at vi trengte å lære å "skape plass" i våre liv. Og for å skape den plassen måtte vi gi oss en pause og litt tid.

Over tid tillot den mentale øvelsen til å skape rom meg å finne ut hva som var viktig i mitt liv, og deretter outsource resten.

For det tredje begynte jeg å lytte til produktivitetsgenerier som Michael Hyatt. Meget produktive entreprenører er ikke født på den måten, sier Hyatt. De lærer å bli ultra-produktive ved å mestre deres omgivelser.

Ifølge Hyatt, er konstante forstyrrelser og distraksjoner de # 1 hindringsentreprenørene ansikt da de sjekker ut sine to-do-lister og arbeider mot deres mål.

Og det er synd, sier Hyatt. "Entreprenører og ledere som oss har for mye verdi for å bidra til våre virksomheter, og de menneskene som betyr mest i våre liv for å la forstyrrelser drar oss ned," sier han på sin hjemmeside.

Bare å lytte til eksperter som disse lærte meg å "skape plass" og gå bort fra min situasjon til en viss grad. Derfra satte jeg meg på en sti for å begrense distraksjoner og bygge en bedre arbeidsdag.

Over tid tok jeg kontortiden min fra 40 timer / uke til 8 timer, og uten innvirkning på produktivitet og enda større inntjening over tid.

Hvordan gjorde jeg det? Her er detaljene:

# 1: Jeg hyret strategisk.

Selv om jeg allerede hadde en direktør for klientrelasjoner på stab, la jeg også en assisterende rådgiver. Denne profesjonelle jobb var å "være meg" da jeg ikke var der - gi ekspertråd til våre kunder og gi den tjenesten de fortjener.

Det er her jeg føler at mange småbedriftseiere feiler. Skremt ingen kunne stå i skoene sine, de nekter å outsource sitt viktigste arbeid. Men hvis du vil redusere timene dine, er dette trinnet avgjørende.

Det tok litt tid å få alt satt opp. I en måned måtte jeg jobbe 60 timers uker for å lære ham alt han trengte å vite. Men når det harde arbeidet var gjort, hadde jeg en klarert og polert motpart å lene seg på.

# 2: Vi begynte å dokumentere våre prosesser.

Til slutt lærte jeg at jeg kunne gjøre livet mitt lettere ved å strømline prosesser jeg gjorde om og om igjen. Et verktøy som jeg snublet på, Sweet Process, hjelper deg med å skape prosesser for alt i bedriften din.

Ved hjelp av dette verktøyet begynte vi å lage prosesser for høyere oppgaver, for eksempel åpne nye kontoer. Derfra har vi opprettet prosesser for å gjøre bankinnskudd og behandle kundebidrag. Når vi oppnådde alle høyere oppgavene kvadratet bort, opprettet vi selv systemer for å overta de små oppgavene i vår arbeidsdag.

Å skape alle prosessene tar litt arbeid foran, men når prosessen er ferdig og personen er opplært, trenger du aldri å gjøre det igjen. Enda bedre, hvis du noen gang må ansette noen ny eller erstatte den personen, kan de dokumenterte prosessene dine fungere som treningshåndbok.

# 3: Jeg "skapte plass" og planlagt tid unna.

Når jeg hyret flere mennesker og opprettet prosesser, måtte jeg planlegge tiden bort for å se om min nye strategi kunne fungere. Så det var akkurat det jeg gjorde - selv om jeg måtte tvinge meg selv. I begynnelsen ville jeg tilbringe tid på å henge på en kaffebar eller jobbe hjemmefra. På denne måten kunne jeg teste medarbeiderens evner uten å gå helt bort.

Når jeg følte meg mer komfortabel, begynte jeg å ta tirsdag. Da begynte jeg å legge til flere "av dager" til kalenderen hver uke. Til slutt var jeg nede til bare 8 timer på kontoret hver uke, men alt var fortsatt i gang. Og ja, det føltes bra!

# 4: Vi forbedret kommunikasjonen.

Før du reduserte timene min, var de primære kommunikasjonskildene i vårt kontor e-post, tekst og google-chat. Dette fungerte bra en stund, men vi skjønte til slutt at vi miste samtaler og detaljer på denne måten.

Så snublet vi på et program som heter Slack. Slakk tillot oss å skape kanaler som var spesifikke for visse behov for vårt finansielle rådgivende firma, og deretter skape pågående samtaler vi kunne søke gjennom for tidligere detaljer. Hvor vi en gang mistet viktig informasjon og samtaler hele tiden, holdt Slack all vår korrespondanse på ett sted.

# 5: Vi gjennomgikk handlinger og lette etter måter å forbedre.

På samme måte som i militæret, opprettet jeg en prosess for ukentlige anmeldelser på kontoret mitt. Vi vurderte ikke hverandres arbeid i seg selv, men i stedet hvordan uken gikk generelt. Hvordan var kommunikasjonen vår? Gjorde alt gjort? Falt noe gjennom sprekkene?

Ved å markere eventuelle hull i kommunikasjon og planlegging, kunne vi finne måter å forbedre. Og det var akkurat det vi gjorde. Over tid forbedret vi alt fra vår daglige kommunikasjon til resultater for våre kunder.

Siste tanker

Hvor jeg en gang følte at jeg aldri kunne gå bort fra kontoret, jobber jeg nå bare rundt 8 timer hver uke. Og som den siste spiken i kisten og bevis på at alt jeg skisserte her fungerer, har vi også drastisk forbedret vår lønnsomhet. Faktisk er Alliance Wealth Management (firmaet mitt) i ferd med å øke omsetningen med 31% i år.

Med mer tid på hendene, er jeg nå i stand til å være en bedre far og ektemann. I tillegg skapte jeg plass og tid til å gjøre noe jeg alltid har ønsket å gjøre - som er å skape et kurs rettet mot økonomiske rådgivere som ønsker å bli en kraft som skal regnes med i nettområdet.

Og du vet hva mer? Mitt kurs, The Online Advisor Growth Formula, er på rette spor for å legge inn $ 100.000 i inntekter til min virksomhet i år. Dette faktum understreker ideen om at flere arbeidstimer ikke alltid betyr større resultater - og noen ganger er mindre mer.

Ingen av dette kunne ha skjedd hvis jeg aldri hadde gått bort - og hvis jeg aldri hadde lyttet til kunnskapsrike produktivitetseksperter som smedde denne banen for meg.

Hvis du er lei av å jobbe mer for å oppnå mindre, sørg for å lytte til eksperter som studerer produktivitet som det er deres jobb (fordi det er). Du kan føle deg "fast" jobber for mange timer nå, men noen små endringer kan gjøre en verden av forskjell.