Denne enkle tre trinns veiledningen vil hjelpe deg med å spikre neste dekselbrev

Når jeg skriver et følgebrev, overgår alle mine dypeste usikkerhet.

Jeg spørsmålet mitt skriveferdigheter, min yrkeserfaring og, egentlig, hele mitt liv.

Hvordan presenterer jeg meg selv? Gjentar jeg hva som er på mitt CV? Hvor mye skal jeg snakke om meg selv? Skryter jeg? Hvordan kan jeg speile hele mitt vesen på denne ene siden?

"Folk føler seg skremt av tanken på å skrive et brev," sier Loren Margolis, administrerende direktør for Training & Leadership Success, et globalt konsulentfirma som spesialiserer seg på lederutvikling og lederutvikling.

Margolis sier at et brev er egentlig bare så komplisert som du gjør det. For å takle ditt hode må du først forstå sin hensikt.

Hva er formålet med et følgebrev uansett?

Alle disse spørsmålene svømmer i hodet ditt? De vil slå seg ned når du begynner å forstå formålet med ditt følgebrev.

Først tenk på et følgebrev akkurat som det er: et følgebrev. Det er en side-kort som fysisk (eller nesten) dekker en kopi av ditt CV.

For det andre, tenk på brevbrevet som en måte å understreke de mest relevante punktene som presenteres i CV-en, og for å gi ekstra sammenheng. Din CV skal peke på dine overførbare ferdigheter; det er de ferdighetene eller erfaringene du har som vil oversette til din suksess.

Omslaget ditt forklarer da disse ferdighetene med litt mer smak, farge og personlighet. Det viser også at du har kommunikasjonsferdighetene du trenger for jobben.

Margolis sammenligner brevbrevet til en kort kommersiell, et raskt stykke som fanger publikumets oppmerksomhet.

Så skummelt som det kan høres, sier Margolis at du vil at det skal være som om du hvisker i leserens øre: "Hei! Se på dette! Se på meg!"

Slik formaterer du ditt følgebrev

Med dekselbrev er det lett å bli hengt opp i detaljene. Det kalles procrastination. Mange av oss er veldig gode på det.

For det, her er noen detaljer å vurdere før du dykker inn i kjøttet i brevet, takket være Margolis:

• Sett dokumentet til 1-tommers marginer.

• Hold deg til den tradisjonelle 12-punkts skrifttypen, selv om du ikke trenger å velge den klassiske Times New Roman. Du kan blande det opp - kanskje med Georgia eller Cambria. Uansett må du kontrollere at fonten du velger, stemmer overens med ditt CV. Hvis du er i et mer kreativt felt som grafisk design, legg dine ferdigheter til jobb - bare ikke bli så gal med, som Comic Sans (* shudders *).

• Hvis du legger på følgebrevet til en epost (helst i samme dokument som ditt CV - omslaget på første side, fortsett på den andre), vil du at den skal lese som et brev. For det, legg til de tradisjonelle overskriftene: Ditt navn og din kontaktinformasjon, datoen og firmaets navn og kontaktinformasjon.

Hvis du bare kopierer og limer inn omslaget i en e-postkropp, som er greit, fortsett og slett alt det andre, og start med "Kjære ..."

• Snakker om "Kjære," alltid, alltid personliggjøre brevbrevet ditt, sier Margolis. Skriv aldri "Kjære herr eller fru."

"Det er bare så spammy," sier hun. I stedet finner ansettelseslederens navn.

Hvis du har utmattet ditt søk, velger du navnet på rekruttereren. Eller du kan til og med gå så langt som å ringe selskapet og dets ansettelsesavdeling og spørre hvem ansettelsesansvarlig er.

"Selv om det er feil person, ha et navn," sier Margolis. "Du må ha et navn."

Men gjør ikke bare det opp. Si at du søker om en merkevarebehandlerposisjon, men kan ikke finne merkevaredirektøren. Kanskje er vice presidenten av avdelingen oppført på LinkedIn. Gå med det navnet.

• Skriv av med en enkel "Med vennlig hilsen" eller "Med vennlig hilsen." Ikke ta sjansen til å slå en nerve med leseren din. Selv "Varm hilsen" kan føles for beroligende.

• Hold alt til en side - eller mindre, selv. Husk, dette er din kommersielle. Hvor lenge tar du hensyn til en kommersiell? Ikke mer enn 20 sekunder - to minutter hvis det er Super Bowl. Mange ganger vil ledende ledere ikke engang se på et følgebrev hvis det er over en side.

De tre enkle delene som skal inkluderes i ditt følgebrev

Google "følgebrev", og du får sider på sider med maler og beste praksis og teorier og ekspertuttalelser.

Så nei, det er ikke noe unikt universelt svar på beste måte å skrive et følgebrev på. Men det er ikke nødvendig å gjøre det vanskeligere enn det må være.

For å holde det enkelt, foreslår Margolis en tre-ledd "You, Me, We" tilnærming.

Punkt 1: Du

"En av de største feilene folk gjør er at de snakker alt om seg selv," sier Margolis.

Men ditt første avsnitt bør være om du - Som i mottakeren, den potensielle arbeidsgiveren, selskapet.

Hvis noen henviste deg til stillingen eller har noen form for tilkobling til selskapet, nevner du at i første setning, sier Margolis.Det kan være noe som: "Så og så, fra dette selskapet, anbefalte jeg å søke om denne rollen." Men nevner den spesifikke rollen. Dette er viktig.

Så, navn slipp. Det kroker dem. Det kalles nettverk.

Hvis du ikke ble henvist, bare begynn med å si at du er spent, glad eller glad for å søke om stillingen.

Deretter angi hvordan du fant ut om stillingen. Var det din forbindelse? En LinkedIn-postering? Selskapets hjemmeside?

Nå nevner det som beundrer deg om selskapet. Du må gjøre noen undersøkelser på denne delen. Er selskapet ledende på markedet? Kjent for sine innovative produkter? Kanskje det ble nylig rangert på en "Best Places to Work" liste. Eller kanskje det vant en pris. Deretter får du mer spesifikt om avdelingen og hva den gjør.

Bunnlinjen: Denne delen må skreddersys til selskapet og stillingen.

Punkt 2: Me

Det er du nå!

For dette avsnittet foreslår Margolis velge mellom to og tre overførbare ferdigheter. Husk at disse er ferdighetene som lett kan oversettes til suksess i denne nye rollen.

Og begynn å bragging.

"Det er det nådige skryt, nådig deg selv på ryggen og sier," Jeg tror mine to års erfaring med x vil låne til suksess med teamet ditt, "sier Margolis som et eksempel.

Du vil også bruke mer konkrete, konkrete eksempler i denne delen, og tilbyr mer informasjon enn ditt CV. Vær så grei å si, "For eksempel ..."

"Det er OK å gjenta ditt CV; du gir bare en annen form for lys på det, sier Margolis.

Slå dette avsnittet opp med en fin liten bue med en konklusjon, noe så enkelt som, "Jeg ville være spent på å bringe disse ferdighetene til teamet ditt."

Punkt 3: Vi

Margolis sier at det ikke er mye igjen å si i avsnittet. Selv to setninger, gjort riktig, kan være tilstrekkelig.

Det er her du knytter det hele sammen. Du pluss meg. Vi.

Snakk om de neste trinnene. Nevne møte for et intervju eller delta i selskapets åpne hus.

Deretter nevner hvordan du følger opp. Vil du ringe neste uke? E-post?

Hvis det ikke føles hensiktsmessig, kan du alltid takke rekruttereren eller lederen for sin tid.

4 ting å unngå i omslagsbrevet ditt

Vi har alle hørt disse bokstavshistoriehistoriene og "Crap, jeg har ikke festet det" mutterings.

Disse er imidlertid fire enkle ting som Margolis oppfordrer søkere til å unngå.

1. Jargong og / eller akronymer

Bare skriv det ut.

Selv om du går inn i en jobb i helsepolitikken, sier Margolis som eksempel, ikke bruk ACA - skriv bare ut Affordable Care Act.

2. Slang eller snarveier

LOL.

Dette virker ikke. Noen gang. Selv om du bruker det ironisk.

3. Negative kommentarer

"Du vil bli overrasket ..." Margolis sier når han nevner dette.

Selv om det er ment å være positivt, unngå "Jeg har sett rapporter om bedriftens dårlige kultur i nyhetene, og jeg tror jeg kan hjelpe" kommentarer.

Bare la det være solskinn og roser.

4. En gammel AOL-e-postadresse

Uansett hva du gjør, må du sende ditt følgebrev fra en profesjonell e-postadresse. Dette kan være en kombinasjon av ditt for- og etternavn.

Ikke [e-postbeskyttet]

Margolis 'Endelige Ord om Dekkbrevrådgivning

Huske: Hvert innskriftsbrev skal være annerledes, avhengig av ditt felt, din posisjon og deg.

Imidlertid foreslår Margolis alltid å stille seg to spørsmål før du sender inn ditt brev:

1. "Hvis jeg var mottaker av dette brevet, vil jeg gjerne lese det?"

Du burde føle deg stolt av ditt følgebrev - ikke som det er en ekstra byrde du har slått på på ditt CV.

1. "Kan jeg bruke" Tre Cs "for å beskrive den?"

"Tre Cs" er konsis, overbevisende og effektivt kommuniserer din verdi.

Sjekk, sjekk og sjekk?

Tilbring litt tid korrekturlesing og revidere. Les ditt følgebrev høyt (et triks jeg bruker i hele min skriving) eller har en venn eller et familiemedlem lest det.

Deretter må du slutte å slå hodet mot skrivebordet og overthinking det - send det bare!

Carson Kohler (@CarsonKohler) er en junior forfatter på The Penny Hoarder. Hun var en TA for en bedrift som skriver klassen i grunnskolen og tilbrakte årstittel på deksler. Hennes studenter hatet henne.